7 dicas de gestão de passivos trabalhistas essenciais para sua empresa
Em um cenário econômico de dificuldades para os empresários brasileiros de maneira geral, a má gestão de passivos trabalhistas pode gerar impactos desastrosos no planejamento estratégico das empresas, além de criar riscos significativos para os seus negócios.
Sendo assim, empresários que não adotam práticas de gestão para minimizar seus passivos trabalhistas, podem comprometer boa parte de seus recursos financeiros com ações trabalhistas que, na sua maior parte, podem ser facilmente evitadas, desde que com um adequado manejo do ecossistema trabalhista das empresas.
Mesmo após a Reforma Trabalhista, a legislação trabalhista ainda é excessivamente rigorosa quanto se trata de direitos e deveres dos empregados e empregadores.
Deste modo, é imprescindível que seja realizado um bom gerenciamento do passivo trabalhista, capaz de propiciar inegáveis vantagens competitivas, com redução de custos e melhoria no ambiente de trabalho, as quais terão reflexos no aumento de produtividade e na qualidade da gestão da empresa, influenciando, sobremaneira, no desempenho de seu faturamento e lucratividade.
Você quer saber como cuidar da gestão de passivos trabalhistas de forma a manter a saúde financeira de sua empresa? Interessado no assunto e não sabe por onde começar?
É por isso que no conteúdo de hoje apresentaremos 7 dicas essenciais que todo empresário que se importa com seu negócio deve ter em mente e pôr em prática. Continue lendo esse artigo e confira!
MAS O QUE É PASSIVO TRABALHISTA?
Inicialmente, antes de nos adentrarmos nas dicas de gestão de passivo trabalhista que você deve implantar em sua empresa, precisamos definir seu conceito.
Com efeito, passivos trabalhistas são todos os débitos de uma empresa, seja pessoa física ou jurídica, em decorrência do descumprimento de suas obrigações trabalhistas ou recolhimentos de encargos sociais1.
Cumpre destacar que o passivo trabalhista não é uma cobrança que será realizada de forma imediata, mas que só será exigida contra o empregador em situações específicas, tais como em reclamações trabalhistas, fiscalizações do MTE ou do INSS ou, até mesmo, por meio da atuação do Ministério Público Federal do Trabalho.
Caso uma das hipóteses acima venha ocorrer, deverá ser apurado o valor total do débito, incluindo-se as atualizações e correções previstas na legislação de regência.
Dessa forma, quando há a aplicação de multas por parte dos órgãos de fiscalização e/ou então a prolação de uma sentença condenatória transitada em julgado na Justiça do Trabalho, o passivo trabalhista se torna real.
Todavia, o principal problema é que, nesses casos, opassivo trabalhista gerado durante meses ou até mesmo anos é cobrado de uma só vez da empresa, resultando, muitas vezes, na inviabilidade financeira do negócio. Portanto, esteja atento e não deixe de seguir as dicas abaixo!
DICA 1: ASSINATURA DOS COLABORADORES EM TODOS OS RECIBOS
Quando uma empresa não tem todos os recibos assinados, deixa de fazer prova em caso de ações judiciais, o que pode gerar um aumento vertiginoso do passivo trabalhista, que poderia ser evitado com uma simples assinatura.
Portanto, solicite a assinatura de seus colaboradores em todo e qualquer documento, tais como: holerites, recibos de pagamentos, folhas de ponto, adiantamentos, solicitação de férias, aviso-prévio, advertências, suspensões, entregas de EPIs, pedidos de demissão, recebimento das guias para seguro-desemprego e saque de FGTS, entrega e pagamento do termo de rescisão (TRCT), etc.
Em casos de pagamentos realizados diretamente na conta-salário do colaborador, arquive todos os comprovantes de depósitos, uma vez que o art. 464, parágrafo único, da CLT, assegura que o comprovante de depósito da remuneração em conta-salário também funciona como recibo:
Art. 464, parágrafo único: Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho.
Dessa forma, guarde todos os comprovantes com seus respectivos recibos e garanta que a empresa possui todos os documentos comprobatórios indispensáveis.
DICA 2: ARQUIVAMENTO INTELIGENTE
Quão mais organizado for o arquivamento melhor será o trabalho realizado por sua equipe de RH e setor jurídico.
Por isso, recomenda-se que seja realizado um arquivamento impecável, tanto físico quanto digital, de todos os documentos da empresa. A digitalização de todos os documentos físicos é um método eficiente de salvaguarda documental, que pode ser realizado por uma central de processamento de dados.
Uma opção seria investir em um sistema de software com backups automáticos, ou caso a empresa tenha uma área de TI, solicitar que o arquivamento seja realizado em um banco de dados próprio ou em servidores web, como por exemplo o arquivamento em nuvens (cloud computing).
Vale lembrar que hoje a segurança da informação não é mais um luxo de megas empresas. Trata-se de um requisito indispensável para toda e qualquer empresa que tenha que lidar com dados digitais de seus clientes e colaboradores, seja grande ou pequena. Portanto, fique atento!
DICA 3: CONTROLE DE PONTO ADEQUADO
Um controle de ponto confiável possibilita às empresas uma verificação real das horas trabalhadas e não trabalhadas, sem riscos de falhas, esquecimentos ou omissões no cálculo de contagem das informações coletadas.
Com isso, a empresa pode ter uma redução drástica em eventuais passivos trabalhistas, já que a maior parte das ações trabalhistas versam sobre a cobrança de horas extras não pagas, assim como seus reflexos em DSR e outras verbas rescisórias, tais como, férias + 1/3, gratificação natalina (13º salários), aviso prévio, FGTS + multa de 40%, etc.
Além disso, o art. 74, § 2º, da CLT, determina que empresas com mais de dez colaboradores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho, devendo haver pré-assinalação do período de repouso.
Entretanto, independentemente do número de funcionários, invista em um bom controle de ponto, se possível digital, para que assim sua empresa possa evitar diversas ações trabalhistas que no mérito versem sobre a jornada de trabalho de seus colaboradores.
DICA 4: AUDITORIAS INTERNAS PERIÓDICAS
Empresas de todos os tamanhos e ramos de atividade podem se beneficiar de uma auditoria preventiva especializada.
Para tanto, recomenda-se que uma equipe interna com profissionais de todos os setores estratégicos da empresa, em conjunto com uma consultoria especializada, realize auditorias internas periodicamente com objetivo de se analisar todos os contratos existentes (seja de estagiários, aprendizes, celetistas, trabalhadores temporários e terceirizados, prestadores de serviços, etc.).
Também é importante verificar se o arquivamento de documentos e recibos está sendo realizado de modo correto, averiguar o sistema de controle de ponto, melhorar o processamento da folha de pagamento e, por fim, apurar se a legislação trabalhista, de forma geral, está sendo cumprida, sem brechas para futuras ações trabalhistas.
Ademais, a equipe responsável pela auditoria deve fazer um levantamento das últimas reclamações trabalhistas, para análise do mérito e de suas causas de pedir, para que, assim, a empresa possa evitar futuros ajuizamentos de ações pelas mesmas razões que ensejaram as reclamações anteriores.
DICA 5: PROFISSIONAIS DE RH COMPETENTES
É imprescindível que o setor de RH de sua empresa seja constituído por profissionais competentes e capacitados, assim como todas as outras áreas estratégicas do negócio, para que assim toda a legislação trabalhista seja respeitada e observada sem deslizes, bem como para que todas as ações e normas internas de prevenção sejam executadas em sua integralidade.
DICA 6: ATENÇÃO NA ELABORAÇÃO DOS CONTRATOS DE TRABALHO
A qualidade técnica do contrato de trabalho é de suma importância para a empresa, já que é neste momento em que as partes convencionam e estipulam todas as condições de como o trabalho será executado e de como a relação de trabalho será regulada.
Existem algumas orientações indispensáveis para a elaboração dos contratos de trabalho2. Vejamos quais são:
- O contrato de trabalho deve ser escrito e assinado em duas vias, uma para a empresa e outra para o empregado.
- Constar expressamente as particularidades da empresa, da função do empregado, as atribuições da função, a jornada de trabalho e a natureza do trabalho.
- Observar os direitos do empregado previstos nos acordos e convenções coletivas de trabalho.
- Especificar, quando e como, as penalidades que o empregado pode sofrer, caso seja descumprido alguma outra cláusula.
- O contrato de trabalho deve estar bem redigido, em conformidade com a legislação, com um texto objetivo, simples e de fácil compreensão. Sem abrir brechas para diversos entendimentos sobre as cláusulas firmadas.
- O principal é que as partes estejam bem assessoradas sobre os direitos e deveres do contrato firmado, não pairando dúvidas sobre o que foi assinado. O ideal é que o empregado leve, no mínimo, uma testemunha (pessoa de sua confiança e de seu convívio) para ler e assinar o contrato como testemunha.